Архивная обработка, переплет и оформление документов любого срока хранения

Архивная обработка документов – комплекс мер и операций, по упорядочению, физической защите документов, обеспечению их сохранности и удобству поиска.

В широком смысле в понятие архивной обработки включаются как научные операции – анализ фонда, разработка схемы систематизации, описание документов, так и технические – физическая систематизация документов, формирование в дела, подготовка к переплету и сам переплет. Но чаще под архивной обработкой подразумевают именно набор технических операций по приведению документов в порядок.

На государственное хранение документы принимаются только в стандартном картонном переплете. В иных случаях документы, в зависимости от их специфики, могут храниться и в ином виде – в арочных папках, сборных файловых контейнерах, пружинных, термических переплетах, и др.

В чем преимущества обработанных документов перед необработанными:

1. Обработанные документы, по сравнению с необработанными, занимают меньший объем;
2. При обработке изымаются все посторонние включения, препятствующие нормальному использованию документов;
3. Повышается сохранность документов, значительно снижается риск их порчи или утраты;
4. Значительно повышается эффективность поиска обработанных документов.

Из чего складывается процесс архивной обработки документов:

• проводится полный осмотр архива Заказчика, сортировка и выделение документов подлежащих архивации;
• документы подбирают и систематизируют в дела в соответствии с действующим законодательством;
• затем необходимо разброшюровать документы, изъять скрепки, скобы, файлы, разделители и другие посторонние элементы;
• проводят полистный просмотр уже сформированного дела, нумеруют листы в деле, оформляют необходимый справочный аппарат: внутреннюю опись, лист-заверитель дела;
• документацию переплетают согласно стандартам;
• вручную подписывают и оформляют с помощью штампов обложки дела, наносят на обложки обязательные реквизиты;
• на заключительном этапе на обложки дел проставляют архивные шифры в соответствии с описью.
  

При передаче документов на государственное хранение все эти операции являются обязательными и жестко регламентируются. Для документов, не подлежащих передаче на государственное хранение, архивная обработка рекомендуется как мера для повышения сохранности. Для таких документов может быть произведена частичная обработка, с подбором необходимых операций исходя из состояния документов и практических потребностей Заказчика.