Организация передачи документов на государственное хранение

ООО «Архивы, документы и сервис» предоставляет полный спектр услуг по организации передачи документов

Согласно действующему законодательству, в случае прекращения деятельности негосударственной организации, порядок и сроки дальнейшего хранения ее документов определяются в зависимости от следующих факторов:

1. Состоявшегося или несостоявшегося факта ликвидации организации,
2. Наличия у организации правопреемника, а при его отсутствии – учредителя, конечного собственника или иного лица,
3. Наличия или отсутствия у ликвидируемой организации действующего договора с государственным или муниципальным архивным учреждением, по которому документы данной организации включаются в Архивный фонд Российской Федерации, а сама организация является источником комплектования данного архива.

Обычно при ликвидации без перехода прав и обязанностей к правопреемнику или другому лицу, организация дальнейшего хранения документов происходит следующим образом:

Документы постоянного хранения организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов, передаются на постоянное хранение в архив, согласно заключенному договору, в упорядоченном виде. Для организаций, не являющихся источниками комплектования, возможен выборочный прием на постоянное хранение части документов по инициативе архивного учреждения. Все остальные документы подлежат хранению не менее 10 лет на тех же основаниях, что и документы временного хранения.

Документы долговременного хранения по личному составу, со сроком хранения 75 лет (50 лет) передаются на хранение в государственный (муниципальный) архив. Для этого ликвидируемая организация направляет в архивный орган по месту пребывания письмо, с приложением решения о ликвидации и промежуточного ликвидационного баланса. Документы принимаются на хранение в упорядоченном виде, т.е. прошедшими полную архивную обработку, переплет и оформление дел, с приложением описей документов по личному составу и исторической справки к фонду. С момента передачи на государственное хранение справочное обслуживание по документам ликвидированной организации осуществляет государственный архив.

Документы временного хранения (в том числе документы постоянного хранения, не отобранные архивным учреждением на государственное хранение) хранятся в течение установленного нормативными документами срока. Место хранения документов определяет ликвидационная комиссия или конкурсный управляющий.

ООО «Архивы, документы и сервис» предоставляет полный спектр услуг по организации передачи документов ликвидируемой организации на государственное (муниципальное) хранение:

• Упорядочение документов фонда в соответствии с действующими нормативными актами;
• Составление всех предусмотренных законодательством видов научно-справочного аппарата к документам фонда;
• Подготовку пакета документов для обращения в архивный орган;
• Сопровождение архивного фонда при передаче на государственное (муниципальное) хранение; корректировку справочного аппарата и сопровождающих документов в соответствии с указаниями архивного органа;
• Экспертизу ценности документов, не подлежащих передаче на государственное хранение;
• Доставку документов к месту хранения.