Перевод документов в электронный формат

Несмотря на то, что электронное хранение документов становится все более популярным, в нашей стране бумажный документ до сих пор остается приоритетным способом хранения информации.

Полный переход на электронное делопроизводство произойдет еще не завтра. Тем не менее, все больше организаций обращаются к переводу бумажных документов в электронно-цифровой формат (так называемой оцифровке) как к эффективному средству оптимизации их хранения и поиска. 

Даже с учетом того факта, что оригиналы документов на бумажных носителях подлежат хранению в любом случае, оцифровка документов приносит следующие преимущества:

1. При наличии электронного архива для оперативного использования, бумажные документы, занимающие большой объем, можно хранить вне офиса, что приводит к значительной экономии офисного пространства;
2. Поиск электронного документа происходит значительно быстрее, чем поиск его оригинала на бумажном носителе;
3. Оригиналы документов меньше изнашиваются при использовании;
4. В случае необходимости быстрого предоставления копии документа (в вышестоящую организацию, в контролирующие органы и т.п.) освобождается время, необходимое для его сканирования или копирования – это уже сделано.

Перевод документов в электронный формат включает в себя следующие операции:

• Разработку логической схемы систематизации данных, полученных при сканировании;
• Подготовку документов к сканированию (разброшюровку, изъятие крепежа, и др.);
• Индивидуальное или поточное сканирование документов;
• Объединение полученных данных в файлы в соответствии с выбранной схемой систематизации;
• Составление поискового аппарата к сформированным файлам;
• Запись полученного материала на внешние носители.

ООО «Архивы, документы и сервис» готово также  принять на хранение значительные объемы внешних носителей информации, с обеспечением всех необходимых условий их хранения, использования и защиты информации.