Составление описей документов, указателей к ним и иных видов архивных справочников

Описи дел постоянного или временного хранения — это специальные справочники, раскрывающие состав и содержание документации компании, систематизирующие и учитывающие их. Опись документов является важной частью научного и справочного аппарата любого архива. С её помощью можно не только обеспечить сохранность бумаг организации, но и в дальнейшем облегчить поиск необходимых материалов.

Самый распространенный вид описи – опись дел. Это перечень всех имеющихся дел с указанием их порядковых номеров. При составлении описи дела систематизируются – размещаются в порядке по видам документов, году заведения дела, предмету или вопросу, алфавиту, и по другим значимым признакам.

Для особо ценных или часто используемых документов может быть составлена более подробная внутренняя опись документов дела.

В современной архивной практике описи дел составляются раздельно для дел разного срока хранения. Действующее законодательство предусматривает составление описей дел постоянного хранения, дел по личному составу, дел временного хранения (до 10 и свыше 10 лет), а также описи научно-технических, машиночитаемых, электронных документов.

Главное преимущество составления описи дел заключается в возможности оперативного доступа к ним при временном или постоянном хранении в архиве. Кроме того, каждый сотрудник сможет в любой момент и без посторонней помощи точно сориентироваться в массиве документации. Информация может понадобиться в самых различных ситуациях, например, при необходимости составления справки о трудовом стаже.

При описании дела проходят экспертизу ценности, в ходе которой окончательно уточняется заголовок и дата каждого дела, и устанавливаются сроки хранения дел. При наличии правильно составленной архивной описи процесс поиска необходимых документов происходит быстрее в несколько раз.