Уничтожение документов с истекшими сроками хранения

В соответствии с действующим законодательством, практически каждому документу присвоен срок хранения. Устанавливают его нормативные акты – Перечни документов (типовые, ведомственные, специальные) с указанием сроков хранения. Хранение документов менее срока, установленного законодательством, не допускается.

По истечении срока хранения, документы могут храниться и далее, если они сохраняют практическую ценность для их обладателя. Полностью утратившие актуальность документы могут быть уничтожены только в ходе специальной процедуры – экспертизы ценности. В организациях с налаженным делопроизводством выделение документов к уничтожению проводится регулярно. Но чаще возникает ситуация, когда приходится оценивать на предмет возможного уничтожения массив документов за много лет, иногда с самого основания организации.

Выделение к уничтожению документов включает в себя:

• разбор, обследование и предварительную оценку существующей документации. На этом этапе будут отделены документы, заведомо не подлежащие уничтожению;
• полистный просмотр и изучение дел для экспертизы их ценности. При этом ценные документы, так или иначе оказавшиеся в делах, утративших ценность, будут изыматься;
• составление Акта  о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Документы в Акте группируются по годам, видам и срокам хранения, каждому документу (делу, группе дел) посвящается отдельная статья, с указанием срока хранения и основания для его установления – статьи Перечня или другого нормативного акта;
• согласование Акта о выделении к уничтожению с заинтересованными службами Заказчика. В ходе согласования, документы, сохранившие практическую ценность, могут быть оставлены на дальнейшее хранение и изъяты из Акта;
• вывоз  на уничтожение на специализированное предприятие по утилизации бумажных отходов. После физической утилизации, предприятие предоставляет акт (квитанцию) об утилизации документов.